Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan. Daftar perjalanan tersebut mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
- Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.\
- Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
- Tiket perjalanan
- Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
- Peta untuk kota yang akan dikunjungi
- Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
- Surat keterangan sehat dari dokter
- Daftar perjalanan
- Peta kota yang akan dikunjungi
- Paspor
- Visa
- Health Certificatel
- Fiskal
Mengurus pengangkutan:
1. Perjalanan dengan mobil
2. Perjalanan Dengan Kereta Api
3. Perjalanan Laut
4. Perjalanan Udara
Mempersiapkan Penginapan:
1. Pemesanan kamar.
2. Check In.
3. Cara pembayaran
4. Check Out.
Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan :
- Menginventarisir/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
- Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya
kegiatan,transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
- Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan.
- Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kwitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
- Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.
