Akademi Sekretari
Widya Mandala
Surabaya

Halaman Depan
Berita & Info
Kalender Akademik
Jadwal Kuliah
Pendaftaran Online
Bursa Kerja
Fasilitas
Pelatihan

 
Tips
Tips
May 29, 2013
Tips Membuat Surat Mail Merge

Mail Merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama, berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.

Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

Cara Membuat Mail Merge

Terdapat lima tahapan utama yang harus dilakukan untuk membuat Mail Merge, yaitu:

  1. Membuat atau menyiapkan dokumen utama (Main Document);
  2. Membuat atau menyiapkan alamat sebagai sumber data (Data Source);
  3. Menggabungkan Main Document dengan Data Source
  4. Menyisipkan data yang ada pada Data Source ke dalam Main Document
  5. Menampilkan data pada Main Document

A.  Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama (Main Document) Surat Mail Merge                                   

  1. Buka dokumen word dengan kik tombol New
  2. Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge
  3. Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan.
  4. Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.
  • Klik  Maillings
  • Klik tombol Start Mail Merge
  • Klik tombol Letter 

B.  Membuat atau Menyiapkan Sumber Data (Data Source) Surat Mail Merge                        

Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :

  1. Buka dokumen word dengan kik tombol New
  2. Buat tabel dengan cara
  • Klik  Insert
  • Klik tombol Tabel
  • Klik tombol Insert Table Pada  kotak dialog Insert Table
  • Tentukan jumlah kolom di kotak Number of Columns sesuai keinginan
  • Tentukan jumlah baris di kotak Number of  Rows sesuai keinginan.
  • Masukkan data ke dalam tabel
  1. Simpan dokumen tabel tersebut dengan klik Save As dengan nama file sesuai keinginan

C.  Menggabungkan Main Document  Surat Mail Merge dengan Data Source

  1. Buka dokumen  surat mail merge (Surat Undangan), dengan cara
  • Klik tab View
  • Klik tombol Switch Windows
  • Klik Surat Undangan  pada daftar yang ditampilkan.
  • Klik tab Maillings
  • Klik tombol Select Recipients
  • Klik tombol Use Existing List
  1. Gabungkan main document surat mail merge (Surat Undangan) dengan data source dengan langkah-langkah berikut
  1. Tentukan folder tempat penyimpanan file Data Source
  2. Klik nama file yang akan dijadikan data source surat mail merge pada daftar yang ditampilkan
  3. Klik tombol Open.

D. Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat

  1. Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
  2. Klik tab Mailings
  3. Klik tombol Insert Merge Field
  4. Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.

 

E.  Menampilkan Data pada Main Document Surat

  1. Klik tab Mailings
  2. Klik tombol Preview Results
  3. Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan

F. Mencetak Dokumen Mail Merge

  1. Klik Tab Mailings
  2. Klik Finish & Merge
  3. Pilih Print Documents
  4. Kemudian pada kotak dialog pilih All (utk print semua halaman), current record (pilihan Anda), from (pilihan halaman)

 source: http://katriniauta201231072.student.esaunggul.ac.id/2012/10/23/bagaimana-cara-membuat-mail-merge-di-ms-word-2007/

 

Login
Tips
28 November 2016

Liburan sudah dekat. Berikut beberapa tips agar kalian dapat menikmati liburan secara maksimal 

1. Lakukan survey lokasi

Sebelum pergi berlibur, kamu pasti...
read more...

Bursa Kerja Akse WMS
Expired : 31 January 2020
General Recruitments :   - Minimum 1 year experience in the same field - Relevant educational background - Good communication skills - Fluent in English, both spoken and...
read more...

Expired : 27 November 2019
SECRETARY TO PT MIKATASA AGUNG Job Description: Processing data and present it in Excel Update & manage data, filing, etc Organising & maintaining diaries &...
read more...

Kalender

TOEIC®
Online Registration
Pej. Struktural & Personalia
Contact Us
Bursa Kerja

Akademi Sekretari
Widya Mandala
Surabaya